Sekelumit tentang Letter of Acceptance (LOA)

Notes gw kali ini kembalimengulik selak beluk pencarian beasiswa, yang ga kalah penting denganpersyaratan beasiswa yang lainnya, yakni Letterof Acceptence (LOA). Apa yang gw bikin disini merupakan share pengalaman gwterkait LOA secara umum, jadi mohon maaf kalao ada hal yag berbeda dari apa yg“senior-senior” alami, maklum awak msh newbie.Biar bacanya lebih enak, gw juga nyusun note ini berdasarkan pengalaman yg gwalami buat cari LOA saat apply ke beasiswa masing-masing negara, karena adakecenderungan yang berbeda terkait persyaratan LOA untuk aplikasi beasiswa.

Langsung aja ke intinya, LOAsendiri setau gw terbagi menjadi dua, unconditional and conditional LOA, dan biasanya LOAdikeluarkan oleh pihak admission univ. Biasanya klo kita apply masuk programpasca sarjana dan semua dokumen yang kita kirim/submit udah memenuhi semuapersyaratan untuk masuk program master / PhD di suatu univ, maka pihakadmission univ bakal ngirimin , unconditionalLOA ke kita, yang isinya kurang lebih kita udah diterima di jurusantertentu di univ tersebut, massa stusi, kapan start kuliahnya, step apalagi ygharus dilakukan untuk mnyelesaikan pendaftaran, dan mungkin ada biayakuliahnya. Nah klo conditional LOAbiasanya kita dapet klo dari semua persyaratan yg diminta, ada satu atau duasyarat yg belom bisa kita penuhi. Kebanyakan kasus sih lebih karena nilaiIELTS/TOEFL kita kurang cukup. Mungkin itu pembukanya, selanjutnya note inibakal gw kupas dari pengalaman apply beberapa beasiswa berbeda.

 

# Jepang

Yup, beasiswa ke jepangmendominasi petualangan gw sbg scholarship hunter (udah lebih dari setengahlusin kayaknya) hehehe. Biar lebih asik, gw kupas lebih spesifik lagi per kasusnya.

 

@ Beasiswa Monbusho G to G.

Total udah 2 kali apply beasiswaini, yg pertama gagal di tahap administrasi, yg kedua ngunduruin diri saatnunggu hasil final krn milih milih beasiswa LPDP. Klo kita lihat di web nya (http://www.id.emb-japan.go.jp/sch_rs.html) distusebenernya kita ga diminta mengirimkan LOA saat aplikasi berkas kita dikirim kekedubes Jepang @Thamrin, Jakarta. Bisa dilihat dari daftar persyaratan ygdiminta oleh kedubes Jepang. Hal ini juga sudah gw pastikan saat aplikasipertama gw, gw nelpon pihak kedubesnya (bagian pendidikan dan beasiswa) waktuitu, Tanya tentang apakah ada pertimbangan khusus bagi yang sudah memiliki LOAdalam tahap seleksi administrasi ini, dan jawabnnya adalah tidak adapertimbangan khusus. Yang akan dinilai adalah persyaratan utama yg memangdiminta, kayak isi dr application form, TOEFL, ijzah n transkrips, dll. Intinyaya ga usah ngoyo cari LOA lah ditahap ini, perbagus aja isi dr application formJ (ini dari pengalamangw loh).

Pada saat itu gw udah dapetkepastian calon supervisor di Shizuoka, walaupun hanya sebatas print outemail-emailan gw sama si Professor yg gw submit di aplikasi pertama gwtersebut. Oh iya, satu hal penting yg ingin gw jelasin disini adalah rata-rataprogram master (gw ga tau untuk S3) di jepang mempersyaratkan adanya periodekhusus sebelum kita masuk n kuliah di program master tersebut, namanya programresearch student yang biasanya satu setengah sampai satu tahun, setelah itubakal ada ujian dari pihak univ buat ngetes apakah kita sudah cukup lapak masukprogram master tersebut atau tidak. Kalau lulus, baru deh kita jadi mahasiswa S2.Jadi secara umum, prosedurnya adalah: cari professor yg pas dengan tema risetkita di univ tertentu àkirim email klo kita tertarik S2 dibawah bimbingan dia à ikut research student 0,5 – 1tahun di Univ nyaàujian masuk / entrance exam àkalo lulus dapet LOA dr univ nya àkuliah S2 disana. Nah dari sini udah kebayangkan gimana effortnya dapetin LOAbuat program S2 REGULER di Jepang? yang biasanya salah kaprah (gw juga gitu)adalah menganggap bukti korespondensi dengan professor di awal sebagai LOA. Itujuga yg terjadi sama gw waktu dulu. Kalo MENURUT gw sih itu bukan LOA, atautepatnya belum sah menjadi LOA,hanya sebatas konfirmasi kalau ada professor X di Univ Y mau menerima kitamenjadi mahasiswa S2 nya. Bukti ini juga yg gw pake buat apply beasiswa MonbushoI dan II gw, karena emang ga bisa dapetin LOA resmi (conditional/unconditional)tanpa dateng ke sana, jadi research student dulu, lalu ujian masuk disana. Buatdapetin LOA resmi ya kita kudu ngikutin step-step diatas. Sekali lagi, step2ini cuma berlaku buat sebagian besar program S2 reguler saja, artinya adabeberapa program/univ yg aplikasinya ga kayak gini, mungkin lebih simple (akangw jelasin nanti).

Nah, saat kita masuk ke tahapwawancara, baru deh sebaiknya kita udah punya atau pernah kontak-kontakan ygsekiranya kita lolos beasiswa monbusho nanti mau menerima kita sebagaimahasiswa master nya, tentu saja dengan prosedur yg harus diikuti (yg gwjelasin diatas). Memngapa hal ini penting, karena pas wawancara di kedutaan,aplikan bakal ditanya masalah ini. Pengalaman gw sih kyak gitu, dan itu menurutgw jadi hal positif terkait kesiapan dan sejauh mana effort kita untuk kuliahdi Jepang. Kalau diminta, tunjukin deh bukti / print out email2an lo sama siProfessor, dan sejauh mana perbincangan riset kalian. Itu yg gw alami saatwawancara di Kedutaan Besar Jepang. Kalo kita lolos tahap wawancara ini, kitadikasih form kesediaan menjadi supervisor yang harus kita kirim sendiri keProfessor kita di Jepang, setelah itu tinggal nunggu pengumuman finalnya deh.

Jadi udah ada gambaran kan tentansistem LOA di jepang? Kalau udah, kita terusin ke kasus / pengalaman gwberikutnya.

 

@Beasiswa INPEX

Beasiswa ini ga jauh beda denganbeasiswa Monbusho pada proses aplikasinya. Disini juga ga mempersyaratkanmutlak punya LOA. Kalo kita liat di link sumbernya (http://www.inpex-s.com/application.html),panitianya cuma bilang lampirkan surat penerimaan dr univ di Jepang, jika sudah memiliki. Waktu gw apply, gwcuma melampirkan email korespondensi gw sama professor gw di Jepang. Masalahboleh atau enggak, gw sendiri ga tau, karena berkas yg kirim ga nyampe kekantor INPEX di jl. Sudirman, alias nyasar hehehe.

 

@Beasiswa Monbusho U to U

Beasiswa Monbusho U to U ini jauhberbeda dengan Monbusho G to G. Informasi sekilas tentang program U to U inibisa dilihat di link (http://www.id.emb-japan.go.jp/sch_rsu.html).Tapi untuk info detailnya, kita kudu perhatiin web masing-masing univ diJepang. Tidak setiap univ di Jepang buka program U to U, bahkan tidak setiapjurusan. Artinya, program U to U ini berlaku untuk fakultas atau departementertentu di univ tertentu pula di Jepang, dan program ini bisa saja berbedadengan fakultas lain, walau di satu universitas. Contohnya, gw pernah applyprogram U to U di Tokyo University, untuk program MEM (material, electrical,mechanical engineering). Link: http://www.mem.t.u-tokyo.ac.jp/prospectus.html.

Pada program ini, kita berkorespondensilangsung dengan pihak univ nya di Jepang atau dengan kata lain kita mengirimdokumennya langsung ke Jepang. Metode atau step-step aplikasinya juga berbedaantara program U to U satu universitas dengan univ lainnya. Tapi beberapa stepyg umum untuk program ini adalah pertama kita diminta lihat beberapa profilprofessor yang ada di jurusan/fakultas yang buka program U to U ini, lalu kitadiminta kontak langsung dengan Professor yg kita rasa cocok dengan riset ygakan kita tekuni. Kemudian setelah email-emailan dan si Prof. merespon positifkeinginan kita untuk bisa menjadi mahasiswa nya, baru deh kita kirim aplikasilengkap ke pihak admissionnya di Jepang, seperti application form, TOEFL/IELTS,bukti korespondensi dengan si Prof, dll. Dari situlah kemudian seleksi akandilakukan. Jika diperlukan, maka nanti setelah seleksi administrasi, kita akandiundang pula untuk seleksi interview. Tidak harus ke Jepang, tetapi biasanyalewat chat email atau via Skype.

Setelah melewati rangkaianseleksi berkas dan (mungkin) interview, jika kita dirasa layak, kita bisaditerima oleh jurusan dan atau mendapatkan beasiswa nya. Jadi di hasilpengumuman yang mungkin kita dapat nanti, ada beberapa kemungkinan: yangpertama kita bisa diterima di jurusan / univ yg buka program Monbusho U2Utersebut PLUS mendapatkan beasiswanya, atau kemungkinan yang kedua kita hanyaditerima di jurusan/univ tersebut tanpa mendapatkan beasiswa nya, atau yangketiga, kita tidak diterima di jurusan tersebut serta otomatis juga gagalmedapatkan beasiswanya. Untuk kemungkinan yang pertama dan kedua, biasanyapihak univ akan mengirimkan unconditionalLOA yg menyatakan kita telah di jurusan dan univ tersebut. Khusus ygkemungkinan kedua, dimana kita tidak mendapatkan beasiswanya, Unconditional LOAyg telah kita dapat bisa dipakai apply beasiswa lain, seperti LPDP. Nah LOAjenis inilah yg diharapkan LPDP disubmit oleh calon aplikan nya, bukan sekedar bukti korespondensi dengan pihakcalon professor atau admission officer univ nya.

 

@Apply beassiwa / Univ di The UK

Gw juga pernah apply beassiwaChevening (beassiwa pemerintah UK), walau gw tau peluangnya kecil buat gw, tapikarena semua aplikasi dilakukan secara online, ya why not? Gw cerita pengalamangw ini buat ngasih sedikit gambaran tentang pengalaman gw apply di salah satu univdi UK, yg secara umum (mnurut gw) ga beda jauh dengan metode apply univ didratan Eropa lainnya (mohon koreksinya jika salah). Semoga dari sini temen2 ygbaca note gw ini ada gambaran tentang gimana dapetin LOA di kampus UK.

Beasiswa Chevening ini padaawalnya tidak meminta kita punya LOA, hanya saja jika udah diterima di univtertentu di UK (mungkin) bisa jadi nilai lebih. Nah saat itu juga gw coba cariuniv n jurusan di UK yg cocok ama bidang gw. Setelah baca web jurusan n univ yggw tuju, akhirnya gw sampai di halaman yg ditujukan bagi yg mau apply dijurusan tersebut. Dari sana gw bikin akun pribadi, dengan meregister alamatemail gw. Setelah akun jadi dan password diterima, mulai deh gw ngelengkapindata yg diminta (setelah login kea kun gw tetntunya). Yup, setelah kita login keakun kita, disana sudah tersedia form CV online, jadi kita tinggal masukin namalengkap, alamat, riwayat pendidikan, pekerjaan, essat/motivation letter, dandata lain. Ga hanya itu, kita juga dimnta men-submit dokumen (pdf,jpg) sepertiijazah, transkrip, IELTS/TOEFL, surat rekomendasi, dll. Semua step itudilakukan secara online dan di akun kita juga. Ga lama setelah gw menyelesaikanpengisisan semua data yg diminta termasuk meng-upload semua dokumen yg diminta,email dari Univ pun sampai ke gw. Email itu berisi unconditional LOA diatassurat berkop logo univ tersebut dan ditanda tangani pihak admission univ nya. Isinyaya gw bisa masuk program tersebut, kapan gw start kuliah, dan berapa biayakuliahnya. Semua ini gw dapet tanpa test tulis atau wawancara lagi.

Nah yg gw dapet kan UnconditionalLOA, bagaimana tentang conditional LOA? Conditional LOA bisa saja kita dapatkalau saja ada persayaratan dari univ tersebut yg belum bisa kita penuhi. Salahsatu contohnya adalah nilai IELTS/TOEFL yg belum bisa kita penuhi (diatasminimal requirement). Nah biasanya klo kita dapet conditional LOA karena maslahIELTS/TOEFL, kita diminta ambil test IELTS/TOEFL lagi sebelum tanggal tertentu,dan hasilnya harus diatas persyaratan yg diminta, lalu klo sudah, silahkandiupload ke pihak univ nya. Masalah kedua adalah terkait pernyataan kesanggupanuntuk membayar uang kuliah dan biaya selama kita hidup disan (letter of Guarantee/LoG).Klo kasus di univ yg gw apply, mereka ga terlalu ketat dengan point yg keduaini, jadi pas diminta mengisi kolom tentang statement ini, gw cuma isi sedangdalam proses seleksi beasiswa Chevening, dan ternyata ga masalah, gw tetepdapet unconditional LOA.

Oh iya, ada juga metodependaftaran di salah satu kampus di UK yg agak berbeda dengan contoh pengalamangw diatas. kebetulan gw nyari program master by research, nan kampus yg gw tujudiatas kan programnya master by course, jadi agak beda. Klo di program masterby research, biasanya sebelum apply secara online, kita diminta korespondensidulu ke salah satu professor disana. Klo udah ada yg ngasih signal positif,baru kita lakukan pendaftaran secara online seperti contoh diatas.

Yg gw infokan ini cuma contohmekanisme pendaftaran yg ada di salah satu atau salah dua univ di UK, mungkintidak mewakili semua kampus di UK ya kawan2.

 

@ Beasiswa LPDP

nah, klo mau apply beassiwa LPDPsebenernya tidak perlu LOA diawal proses, hanya saja kita memang perlu memilihkampus mana yg kita tuju, dalam/luar negeri. Kita juga diminta memilih kampusyg memang ada di list LPDP, ga bisa sembarangan milih kampus. Hanya saja kalaukita sudah punya LOA, itu bisa jd nilai tambah buat kita pas wawancara. Banyakkoq penerima beasiswa LPDP yg setelah pengumuman final blm punya LOA unconditional.Satu lagi, yg diharapkan di upload untuk beasiswa LPDP terkait bukti penerimaandi univ adalah LOA unconditional, bukan sekedar bukti korespondensi denganprofessor.

Mungkin yg harus jadi pehatianbuat kawan2 yg mai apply LPDP dengan tujuan ke Jepang adalah make sure programyg anda pilih tanpa research student, karena memang LPDP ga menanggung program/ jurusan di jepang yg untuk masuknya kita harus datang dulu ke Jepang sebagairesearch student, lalu ikut entrance exam. LPDP hanya mengakomodir program master nya saja, selama 2 TAHUN.Kalau mau nekat, bisa saja 6 bulan-1 tahun periode kita sebagai researchstudent harus pakai modal sendiri. Salah satu program yg tanpa program researchstudent dan kita ga harus datang dulu ke Jepang adalah program ini:International Graduate Program (IGP) Tokyo Institute of Technology. Buatditerima di program ini, kita diminta mengirimkan berkas ke Jepang lalu jikadiperlukan akan ada wawancara nantinya, mirip aplikasi Monbusho U2U. Detail programini bisa dilihat disini :

http://www.titech.ac.jp/english/graduate_school/international/international_graduate/index.html

 

klo step by step tentang beasiswa LPDP ini sendiri, udah gw ceritain di note gw sebelumnya:
https://www.facebook.com/notes/sjaikhurrizal-el-muttaqien/akhir-sebuah-penantian-awal-perjalanan-baru-beasiswa-lpdp/621023171253554

 

Sekian share dr gw, semoga ada ygbermanfaat dari apa yg gw tulis ini. Good Luck buat yg masih apply2. Mohon maafklo ada yg kurang berkenan, atau salah2 ketik.

 

Advertisements

One thought on “Sekelumit tentang Letter of Acceptance (LOA)

  1. Selamat siang Mas Elmuttaqien,
    Salam kenal. Semoga mas selalu dalam limpahan rahmat-Nya.

    Saya sangat kagum dengan alur kehidupan yang mas jalani. Dari apa yang saya baca, semua mengalir begitu indahnya hingga saya terinspirasi. Tak heran Jepang menjadi jawaban atas pencarian studi dan beasiswa mas karena kesamaan etos kerja yang dimiliki: kerja keras dan pantang menyerah.

    Ngomong – ngomong soal pantang menyerah, saat mencari academic advisor (supervisor) di Jepang, saya membayangkan mas sudah banyak mendapat calon supervisor namun pada akhirnya memilih 1 saja yaitu supervisor di TITech. Saya jadi penasaran dan ingin bertanya, bagaimana strategi mas untuk berkomunikasi dengan calon supervisor yang lain untuk membatalkan studi lanjut di tempat supervisor yang bersangkutan.

    Saya sekarang dalam posisi bimbang antara mengirim email ke 1 profesor kemudian ditunggu responnya atau mengirim langsung ke banyak profesor. Perhatian saya lebih tertuju pada bagaimana reaksi profesor yang istilahnya kita ‘php’ padahal sudah bersedia menerima kita.

    Sekian, mungkin ini sudah termasuk postingan lama namun saya berharap semoga Mas Elmuttaqien melihat pertanyaan saya dan berkenan menjawabnya.
    Hatur nuhun 🙂

    Sincerely,
    Scholarship seeker.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s