Prosedur ngurus dokumen CoE di kantor Imigrasi buat bawa anak/istri/suami tinggal di Jepang

Mumpung waktu saur masih 2 jam lagi, mari menulis tentang beasiswa lagi. Kali ini lebih ke hal non-teknis,terkait gimana caranya/ prosedur administrasi buat bawa keluarga (suami/istri/anak)ikut tinggal bareng di Jepang. Alhadulillah, permohonan gw buat bawa anak bininyusul ke sini baru saja di acc pihak imigrasi Jepang. Inilah salah satu alasankuat gw milih study di Jepang, yakni kemudahan untuk bawa keuarga bersama kita.Ditambah fasilitas tunjangan yg katanya diberikan kepada anak kita setelah sampai di Jepang.

Pertama-tama, hal penting yg kudu kita tau buat studi ke Jepang adalah CoE (certificate of eligibility). Sebagai calon mahasiswa yg bakal berangkat ke Jepang, tentu saja saat di Indonesia kita kudu ngurus visa student, di kedubes Jepang di Jln MH Thamrin, Jakarta. Nah untuk bisa mendapatkan visa student ini, kita perlu CoE. CoE yg kita butuhkan ini bakal kita dapet dr Sensei (SPV kita di univ) setelah kita dinyatakan lolos seleksi di univ tersebut. Jadi ketika kita udah dapet letter of acceptance dr univ di Jepang, sensei kita bakal ngasih form aplikasi CoE yg kudu kita isi. Form aplikasi CoE tersebut (3 lembar) kita isi, lalu soft copy nya kita kirim balik ke Sensei via email. Waktu gw dulu ngurus CoE, sensei juga minta dikirimkan pas foto asli, bukan soft copy, dan LoG (Letter of Guarantee) dr LPDP sbg pemberi beasiswa. Alhasil selain kirim file aplikasi CoE yg udah gw isi via email, gw juga kudu kirim pas foto n LoG via paket ke Jepang. Setelah semua dokumen diterima oleh sensei (email dan paket surat), sensei bakal ngurus CoE kita ke kantor imigrasi terdekat di Jepang. Di posisi ini, sensei yg akan menjadi guarantor / penanggung jawab terhadap kedatangan kita ke dan selama di jepang, makanya dia yg akan mengurus CoE kita.

Gw ga tau gimana prosesnya, yg pasti dalam pengurusan tersebut, sensei cuma minta application form, foto, dan LoG. Sebulan kemudian, CoE pun selesai diurus oleh sensei dan ga lama, Sensei mengirimkan CoE yg diterima dr pihak imigrasi tersebut ke Indonesia, buat seterusnya CoE tersebut gw pake buat urus visa student di Kedubes Jepang di Jakarta. Tanpa CoE kita ga bisa dapet visa student.

Trus gimana buat urus keluarga yg mau nyusul kita di jepang? secara prinsip prosenya sama, hanya saja pelaku (yg ngurus) dan namanya aja yg berbeda. Sebagai pelajar, buat ke Jepang kta butuh visa student, tapi klo keluarga kita mau nyusul ke jepang n stay disini lama (selama kita studi), maka keluarga kita butuh visa dependent, dan buat dapetin visa dependent, keluarga (anak/istri/suami) butuh yg namanya CoE juga buat kelak dilampirkan saat pengurusan visa dependent di Kedubes Jepang di Indonesia. Siapa yg ngurus CoE keluarga kita di kantor imigrasi di Jepang? Ya jelas si pelajar yg berencana bawa keluarganya ke Jepang, bukan sensei kita. Di posisi ini, kita (sebagai pelajar di univ Jepang) yg menjadi guarantor / penjamin yg keluarga kita selama di Jepang.

Gimana prosesnya. Sebenernya prosesnya ga jauh beda dengan apa yg dilakukan sensei kita saat ngedaftarin CoE kita sebagai pelajar ke pihak imigrasi Jepang. Ada dokumen application form, foto, dll. Lengkapnya sbb, saya kopi dr dokumen yg dikasih rekan saya, Mas Muis dan Istri:

=====================================================================================

CARA MEMBUAT CERTIFICATE OF ELIGIBILITY

Persyaratan Dokumen

a.      Surat Formulir Permohonan COE. Download di website, ada yang dalam bentuk excel

b.     Surat Kesanggupan membiayai anak dan istri/suami.

c.      Terjemahan Akte lahir anak

d.     Fotocopy Akte lahir anak (Akte asli di bawauntuk ditunjukkan).

e.     Terjemahan Surat Nikah

f.       Fotocopy Surat Nikah (Asli di bawa untuk ditunjukkan).

g.      Certificateof Enrollment yg dikeluarkan oleh Univ kita yg mnerangkan klo kita emang sedangstudy di uni tersebut. Klo di Tokyo Tech, tinggal ke student dvision, truspesen lewat mesin, seketika jadi.

h.     Suratdari kampus tentang penghasilan kita sebulan (Certificate of Scholarship). Klo penerima beasiswa monbusho di Tokyo Tech, proses mengurus 3 hari di SuzukakedaiStudent Support Division (gedung J1 lantai 1), langsung dikirim ke lab. Siapkan alamat postbox lab. Klo awardee LPDP bisa pake letter of Guarantee (LoG) dr LPDP.

i.        KTP kita di Jepang (Residence Card, harus dibawa untuk ditunjukkan) dan / atau Surat Keterangan Tinggal (dari pemilik apartemen).

j.       Copy paspor Istri/Suami dan paspor diri sendiri (paspor asli suami/ istri yg ygberstatus pelajar dibawa untuk ditunjukkan).

k.      Pas foto anak dan istri berwarna, 3×4.

l.        Amplop berperangko 380 yen dan ditujukan ke alamat kita di Jepang. Amplop yang lebihkecil dari ukuran B5. Kalau amplop B5 perangkonya 420 yen.

Masa pembuatan Certificate of Eligibility biasanya kurang lebih 1 bulan padabulan-bulan yang tidak ramai (Juni-Des), bulan sibuk selama 1-2 bulan(Jan-Mei).

Certificate of Eligibility masa berlakunya untuk bisa dipergunakan membuat VISA DEPENDENTadalah 3 bulan semenjak tanggal diterbitkannya, jadi perlu diperhitungan kapan keluarga akan datang ke Jepang.

================================================================================================

Terkait dokumen yg kudu disiapin,yg paling penting ada translasi dokumen keterkaitan kita dengan keluarga yg mau dibawa. Klo kita mau bawa istri, berarti kita kudu nyiapin buku nikah yang didalamnya ada nama kita sebagai nama suami dan harus ditranslasi ke BahasaJepang. Klo kita mau bawa anak ya kita kudu nyiapain akte kelahiran anak kita dimana ada nama kita sebagai ayah nya dan juga kudu di translasi jg ke Bahasa jepang. Translasinya g usah ke sworn translator, cukup ke temen kita yg bisa Bahasa jepang, dan template nya juga sudah ada dr bbrapa temen yg pernah ngurus CoE dependent disini. Berhubung buku nikah dan akte kelahiran anak template nya sama buat semua WNI, kita tinggal ganti nama/ tanggal/ mas kawin aja. Oh iya,saat dokumen tersebut dibawa ke kantor imigrasi, kita juga harus bawa dokumen aslinya, takut diminta tunjukan yg aslinya, walaupun saat kasus gw ga diminta juga. Ini yg ga gw persiapin pas berangkat ke Jepang. Akhirnya gw kudu minta tolong istri ngirimin pas foto istri dan anak, surat nikah, dan akte kelahiran anak (kedua nya yg asli, bukan kopian).

Dokumen lainnya silahkan dilengkapi, kyak application form, kesanggupan membiayai dibuat masing-masingsatu rangkap buat masing-masing aplikan CoE. Jadi walaupun isi dari surat kesanggupan membiayai anak dan istri itu mostly sama, ya tetep kudu dibikin terpisah, buat anak satu, buat istri satu. Semua dokumen juga disusun terpisah sesuai list diatas, biar ngemudahin petugasnya ngecek pas nerima berkas kita. Pengurusan CoE ini ga ada sangkut paut nya sama Sensei loh ya.

Klo uda lengkap, silahkan pergike kantor imigrasi terdekat, bisa tanya2 senior yg uda disana. Klo di Tokyo Tech, gw bawa aplikasi gw ke Kantor Imigrasi Kawasaki, dekat Stasiun Shinyurigaoka. 45 menit dari kampus via kereta. Sesampainya disana, dokumen kita yg uda lengkap bakal di cek satu satu. Gw sih ga disuruh nunjukin dokumen asli buku nikah dan akte kelahiran anak. Jadi proses sangat lancar jaya, walaugw ga bisa bhs jepang juga :0. Di loket penerimaan berkas gw Cuma ngasih berkas,ngeliat petugasnya ngecek berkas, trus dia bilang OK, trus bikini slip bukti penerimaan berkas (jgn sampe ilang) trus gw pulang deh. Dan semua proses GRATISSSSSS…

Klo lancar, sebulan kemudian CoE kita bakal dikirim ke alamat rumah/asrama kita di Jepang untuk kemudian bisa kita kirim ke Ind buat keluarga kita bikin visa dependent di Indonesia. Klo ada special case kyak gw, ntah knapa tiba2 gw di kontak pihak imigrasi Jepang buat ngirimin LoG dan Certificate of enrolment yg ASLI ke kantor imigrasi lagi,padahal gw udah ngasih copy nya pas nyerahin berkas n yg asli juga ga diminta buat di tunjukin. Alhasil gw balik lagi tapi ke kantor imigrasi yg berbeda,yakni kantor imigrasi yokohama di daerah shinsugita, 1,5 jam dr kampus TokyoTech.

Mungkin ini aja yg bisa gw share,selamat buat kawan2 yg bakal berangkat ke Jepang via beasiswa apapun n berencana bawa keluarga ke sini, semoga ada gambaran gimana prosesnya.